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Mit Xatena sofort „IVöB-2019“ ready
Markus Montilla • Apr. 15, 2021
Vorbemerkung: Plattformreleases mit Funktionserweiterungen und -anpassungen kommunizieren wir in der News-Sektion auf der Plattform. Die nachfolgenden Changes hinsichtlich der Compliance sind für unsere Kunden in der Schweiz, die auf Xatena auch öffentlich ausschreiben, so relevant, dass wir uns für eine breitere Kommunikation entschieden haben. Die nachfolgenden Erläuterungen betreffen ausschliesslich Kunden aus der Schweiz und ausschliesslich Sourcing-Projekte, die innerhalb des Beschaffungsrechtes abgewickelt werden.
Wann wird das neue Beschaffungsrecht für uns relevant?
- Wir werden aktuell immer wieder gefragt, was es mit den gesetzlichen Anpassungen im BöB auf sich hat und ob Xatena diese Anpassungen unterstützt. Das revidierte BöB betrifft Bundesverwaltung und Bundesbetriebe. Für Spitäler, die auf einer kantonalen Spitalliste sind, ist nicht das BöB 2019 sondern die IVöB 2019 (Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen) sowie die daraus abgeleiteten gesetzlichen Grundlagen des entsprechenden Kantons relevant. Das Bundesgesetz sowie die Interkantonale Vereinbarung sind weitgehend harmonisiert, doch gibt es auch Unterschiede.
- Die Kantone werden entsprechend dem jeweiligen Gesetzgebungsprozess ihr kantonales Recht auf die IVöB 2019 anpassen. Eine Übersicht, wo sich die Kantone in diesem Verfahren befinden, ist hier ersichtlich. Die Details der Verfahren (bspw. expliziter Status im Legislativprozess oder Beginn Referendumsfrist) sind beim jeweils zuständigen kantonalen Departement erhältlich (i.d.R. sind dies die kantonalen Baudepartemente).
- Die IVöB 2019 hatten wir über Ihren Entstehungsverlauf verfolgt, antizipiert und die damit notwendigen funktionalen Anpassungen pünktlich auf Ende 2020 bereits auf der Plattform aufgeschaltet.
Wie können die rechtlichen Anpassungen genutzt werden?
- Die Problematik liegt erstens darin, dass die kantonalen Beschaffungsrechte zu unterschiedlichen Zeitpunkten in Kraft treten und zweitens eine Vergabestelle Projekte hat, die je nach Stichtag noch nach dem alten oder bereits nach dem neuen Recht abgewickelt werden.
- Auf Xatena haben wir das so umgesetzt, dass das Inkrafttreten und damit die Zuschaltung der IVöB-2019 relevanten Funktionen individuell für jedes Haus eingestellt werden kann. Sobald für das jeweilige Spital das Datum klar ist, kann der Administrator dieses im Unternehmensprofil hinterlegen und hat damit sichergestellt, dass alle ab diesem Datum erstellten öffentlichen Ausschreibungen unter dem neuen Recht abgewickelt werden können. Damit wird auch sichergestellt, dass den Übergangsbestimmungen Rechnung getragen wird. So ist es möglich, bereits begonnene Ausschreibungen unter dem alten Recht noch zum Abschluss zu bringen.
- Auf Xatena können Sie das Datum des Inkrafttretens der für Sie relevanten kantonalen gesetzlichen Grundlage im Firmenprofil festhalten.
- Wenn Sie ein neues Projekt erstellen, sehen Sie unter Schritt X, dass das aktuelle Recht zum Zug kommt.
Was ändert sich inhaltlich und funktional auf Xatena?
Funktional wurden bis heute folgende Anpassungen gemacht. Diese gewährleisten eine verzugs- und reibungslose Umstellung auf die neuen gesetzlichen Anforderungen.
- Neue Publikationserfordernisse:
- Angabe Verfahrenssprache
- Zusammenfassung in WTO-Sprache
- Angabe Dialogverfahren
- Angabe vorbefasste Teilnehmer
- Neue Prozessuale Erfordernisse:
- Anpassung mind. Angebotsfrist von 10 auf 5 Tage
- Anpassung der Schwellenwerte/Verfahrenswahl
- Option, die elektronische Auktion auch bei öffentlichen Verfahren zur automatisierten Verhandlung von standardisierten Gütern einzusetzen (bislang nur bei gewerblichen Verfahren freigeschaltet)
- Einbezug des Offertöffnungsprozesses auch für Einladungsverfahren
- IVöB 2019 relevante Funktionen, die vorher schon auf Xatena verfügbar waren:
- Lebenswegkostenkalkulation und -bewertung (Total Cost of Ownership)
- Einpflegung und Bewertung von Nachhaltigkeitskriterien
- E-Auktion (Siehe oben)
- RFI-Verfahren zur Marktabklärung
Im Webinar werden Vorteile und Potenziale des strategischen Einkaufs, in Kombination mit der Digitalisierung, thematisiert. Das Webinar wird ausschliesslich online durchgeführt. Den Link erhält man nach der Anmeldung per e-Mail an info@xatena.com bis zum 19.10.2023.
Xatena hat, aufgrund des neuen Datenschutzgesetzes in der Schweiz, ab dem 1.9.2023 eine neue Datenschutzerklärung. Siehe hier unter folgendem Link: Datenschutzerklärung .
Die Microsoft Dynamics 365 Xatena Integration verbindet die Beschaffungsplattform Xatena mit Microsoft Dynamics 365. Dadurch können Anträge, Beschaffungen, Lieferanten und Kreditoren nahtlos und automatisch verarbeitet werden. Die Integration optimiert und vereinfacht die übergreifenden Prozesse sowie den Datenaustausch zwischen beiden Systemen. Auch werden die Entscheidungsträger, wie die IT-Leitung, der Einkauf und das Management im Prozess direkt eingebunden. Dies spart Ressourcen und steigert die Datenqualität. Der Xatena-Dynamics-Integrator ermöglicht eine zentrale Ablage von Verträgen und Rechnungen mit beidseitigen Systemabsprüngen. Durch den Datenaustausch sind relevante Daten wie z.B. der Status eines Vertrags, ohne die aktuelle Anwendung zu verlassen, einsehbar. Flumerics ist ein IT-Technologieunternehmen, das sich auf IT-Dienstleistungen und -Lösungen im Kontext von Microsoft Dynamics 365 CE, Power Platform und diversen Azure Services spezialisiert hat. Als IT-Dienstleisterin unterstützt Flumerics ihre Kunden bei der Analyse von bestehenden Geschäftsprozessen, Digitalisierung und Automatisierung ihrer Prozesse sowie Implementierung von IT-Lösungen. Zu Flumerics Kunden zählen namhafte Firmen aus Industrie, Gesundheitswesen, Immobilien-, sowie der Versicherungsbranche. Spannend? Vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch mit unseren Experten.
Xatena bietet ihren Kunden und Kundinnen eine digitale Plattform für die effiziente und strukturierte Abwicklung ihrer Beschaffungsprozesse. IBG (Institut für Beratungen im Gesundheitswesen) unterstützen dabei als Fachspezialist die Planung. IBG unterstützt Spitäler in der Spital- und Medizinal Planung bei Neu- und Umbauten. Diese beraten sie in vielen Bereichen fachkompetent und zielorientiert. Das Unternehmen besteht seit 1991 (unabhängige Aktiengesellschaft). Gründer der Firma sind ehemalige Mitarbeiter des Schweizerischen Krankenhausinstituts (SKI), welches 1990 restrukturiert wurde. Durch die vollkommene Selbständigkeit des IBG bearbeiten sie Ihre Projekte neutral und firmenunabhängig. Xatena wurde in 2016 als Start-up begründet und ist im Schweizer Gesundheitswesen mit Ihrer Plattform für strategisches Beschaffungsmanagement, etabliert. Schon einige Projekte konnten zusammen erfolgreich in Spitälern umgesetzt werden sowie die Zusammenarbeit zwischen IBG und Xatena funktioniert einwandfrei. Profitieren auch Sie von dieser Power. Wir würden uns über eine Kontaktaufnahme für eine unverbindliche Offerte freuen.
Haben auch Sie manchmal das Gefühl, dass Sie gar nicht wissen, was wirklich hinter den ganzen „Öko-Zertifizierungen“ steckt oder haben Sie gar das Vertrauen in diese verloren? Möchten auch Sie, dass es eine unabhängige Produkt-Zertifizierung gibt, die vertrauensvoll Materialgesundheit, Kreislauffähigkeit, CO2-, Wassermanagement und soziale Fairness übersichtlich abbildet? Dann sollten Sie „Cradle to Cradle“ (C2C) kennen! Vor über zehn Jahren habe ich das erste Mal eine Dokumentation darüber gesehen. Damals hätte ich nie geglaubt, dass dies mein Leben komplett verändern wird. "Von der Wiege zur Wiege", in den 1990er Jahren von Prof. Dr. Michael Braungart, William McDonough und EPEA Hamburg entwickelt, steht "Cradle to Cradle", kurz C2C, für die sichere und potentiell unendliche Zirkulation von Materialien und Nährstoffen in Kreisläufen. Alle Inhaltsstoffe sind kreislauffähig, chemisch unbedenklich und sozial fair hergestellt, wobei die Verwendung erneuerbarer Energien, CO2-Management und der verantwortungsvolle Umgang mit unserer Ressource Wasser im Vordergrund stehen. Produkte und Lieferanten werden nach diesen Kriterien im Zweijahresabstand überprüft und erhalten, je nach erreichtem Prozentanteil der vorgegebenen Ziele, eine Bronze-, Silber-, Gold-, oder Platinzertifizierung. Die Entstehung von Abfall wie bisher, "Cradle to Grave", soll so von Beginn an verhindert werden, damit schließlich nur noch nutzbare Nährstoffe entweder in einem biologischen oder technischen Kreislauf zirkulieren. In vielen Bereichen könnten bereits gesunde Produkte in Kreisläufen geführt werden. Wir von „Go sustainable!“ setzen uns dafür ein, gemeinsam mit Entscheidungsträgern aus Industrie, Forschung und dem medizinischen Bereich, Lösungen für die Umweltproblematik in Krankenhäusern und medizinischen Einrichtungen zu finden und diese Kreisläufe zu entwickeln. Da die Beschaffung eine wichtige Säule der nachhaltigen Entwicklung eines jeden Unternehmens darstellt, möchten wir Ihnen hiermit Anregungen anbieten, wie Sie „materialgesunde“ Produktkreisläufe entstehen lassen und damit Ihr Unternehmen auf dem Weg in eine klimafreundliche Zukunft unterstützen können. Abfall beginnt beim Einkauf! Treffen Sie daher jetzt die richtigen Entscheidungen, um reelle Kreisläufe entstehen zu lassen! Gern unterstützen wir Sie dabei. Dr. Steffi Hufnagl
Zudem gibt es neue und spannende Module. Das Xatena-Team steht für eine kostenlose Demo jederzeit zur Verfügung.
Xatena hat in der aktuellen HS Ausgabe vom Oktober 22 einen Artikel über digitales Beschaffungsmanagement publiziert.
Wir sehen grosse Vorteile, je mehr Einkäufer unsere Plattform nutzen. Darum möchten wir die Xatena-Community laufend ausbauen und sind überzeugt, dass auch ihr dazu etwas beitragen könnt! Gleichzeitig könnt ihr auf mehreren Ebenen profitieren: 1. Reduziert eure Lizenzgebühr fürs nächste Jahr* 2. Profitiert von den Vorteilen, die eine grössere Xatena-Community mit sich bringt! So zum Beispiel... Teilen und wiederverwenden von Spezifikationen unter euch Einkäufern Profitieren eines immer grösser werdenden Pools an potenziellen Lieferanten Austausch zu Best Practices mit Xatena unter den Usern Gemeinsame Weiterentwicklung von Xatena Je mehr Einkäufer Xatena nutzen, desto besser wird die Plattform! Wer aus deinem Einkäufer-Netzwerk nutzt Xatena noch nicht? So funktionierts:
Wir beobachten - relativ zu den laufenden Ausschreibungen - seither insgesamt weniger Anfragen und stellen eine effizientere Abwicklung derer fest. Nach einer initialen Gewöhnungsphase, melden uns a uch die User positiv zurück: Die Einsicht auf den aktuellen Bearbeitungsstatus der eingereichten Anfrage wird sehr geschätzt. Und durch die strukturierte Eingabe gibt es potentiell weniger Rückfragen. Das spürt nicht nur der User sondern auch unser Support Team. Ausserdem haben wir jetzt eine einfachere Möglichkeit Eure Anfragen inhaltlich zu quantifizieren. Das ist mitunter ein essentieller Faktor um die Plattform in Zukunft basierend auf Euren Inputs noch einfacher verständlich zu gestalten. Wer uns kennt, weiss dass wir nicht nur bei Fragen zur Bedienung sondern auch in speziellen Ausschreibungs-Situationen helfen. Das geht unseren Usern auch mit dem neuen Support Portal nicht verloren. Denn auch dort besteht die Möglichkeit aus unserem Wissensschatz zu profitieren. Je nach dem, wie Sie intern aufgestellt sind, können bspw. Abklärungen rechtlicher Natur hilfreich sein. Sei es bspw. weil der interne Rechtsdienst gerade keine Zeit hat oder es einen solchen bei Ihnen gar nicht gibt. Nach zwei Jahren im Business durften wir schon die eine oder andere verzwickte Situation begleiten und geben unser Wissen gerne weiter! Das in einer pragmatisch unkomplizierten Startup Manier. Natürlich sind auch wir noch in der Gewöhnungsphase. Denn die Anrufe waren für das Support-Team teilweise eine willkommene Abwechslung und wir haben auch gerne telefonisch geholfen. Nichts desto trotz sind wir der Überzeugung, dass es uns hilft zu fokussieren. Und es freut uns, dass auch Ihre Rückmeldungen bisher positiv waren. Wir freuen uns auf Ihr erstes oder nächstes Ticket! Hier findest du den Link zum Hilfe Portal.
Am 29.9 fand zum ersten Mal das User Group Meeting bei Xatena statt, um die Pain Points und Herausforderungen unserer Kunden besser zu verstehen. Mit über 20 Usern und Vertretern aus verschiedenen Spitälern haben wir nicht nur über die neusten Informationen von Xatena selbst gesprochen, sondern auch mit einigen von Ihnen vor Ort spannende Diskussionen geführt und uns Gedanken gemacht, wie Xatena sich weiterentwickeln soll. Dabei ging es um die beiden spannenden Themen Mini-Tender und Aufweichung des Submissionsprozesses auf der Plattform. Mini Tender ist ein Thema, mit dem sich noch nicht alle User persönlich befasst haben, welches aber in Zukunft an Bedeutung gewinnen soll. Ziel ist es, auf der Plattform dem Beschaffungsprozess einen einfachen, kurzen Mini-Tender-Prozess anzubinden. Dabei sollen nur wenige Informationen zusätzlich abgefragt werden, die meisten Informationen werden vom Hauptprozess übernommen. Der Prozess soll dabei mit kleinen Unterscheidungen für gewerbliche wie auch öffentlich-rechtliche Projekte angewendet werden können. Die Aufweichung des Submissionsprozesses ist ein relevantes Thema für viele User. Eine ganz Liste an Wünschen entstand aufgrund von angeregten Diskussionen auch im Anschluss an die Demo der Flexibilisierung der gewerblichen Verfahren, welcher Xatena im Oktober live stellt. Die Liste an Themen werden wir nun mitnehmen und abklären, welche Themen auch mit dem öffentlichen Beschaffungsrecht kongruent sind und dann eine mögliche Umsetzung prüfen. Natürlich soll auch der persönliche Austausch nicht zu kurz kommen, weshalb wir uns riesig gefreut haben, auch das ein oder andere Gesicht zum anschliessenden Apéro zu sehen und bis zum Einbruch der Dunkelheit zu diskutieren und die selbstgebackenen Cupcakes zu geniessen. Die User Group Meetings werden ab sofort regelmässig stattfinden und für Xatena die Möglichkeit sein, unsere Kunden über die neusten Entwicklungen unserer Plattform upzudaten und gleichzeitig den Kunden die Möglichkeit zu geben, aktiv an der Weiterentwicklung von Xatena und unserer Plattform mitzuwirken. Hier noch ein paar Impressionen des Events:
